No mundo dos negócios, a gestão de recursos humanos é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. Dentro disso, contratar, capacitar e encontrar novos talentos são processos que exigem atenção e cuidado, tanto para a organização em si, quanto para a conformidade legal
E, claro, em meio a tantas responsabilidades, alguns detalhes cruciais podem acabar sendo esquecidos. Um exemplo disso é a formalização adequada da relação de trabalho com os funcionários.
Para entender melhor como isso funciona, o registro, previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), garante ao trabalhador o acesso a direitos trabalhistas e previdenciários, como férias remuneradas, 13º salário, seguro-desemprego e aposentadoria.
A ausência de registro do colaborador, prática conhecida como “trabalho informal”, configura uma violação da legislação trabalhista e expõe as empresas a uma série de riscos, que vão desde passivos trabalhistas e ações judiciais até danos à reputação e à imagem da organização.
Neste guia, vamos abordar os riscos que essa prática pode trazer para as empresas e por que a regularização das relações trabalhistas é um passo fundamental para o crescimento do negócio.
O que acontece com a empresa que não registra o Empregado ?
A informalidade nas contratações pode, em um primeiro momento, parecer uma alternativa prática para simplificar processos ou até mesmo reduzir custos operacionais. No entanto, essa aparente facilidade pode se tornar uma verdadeira armadilha para a empresa.
A falta de registro do colaborador não se trata apenas de uma questão burocrática, mas de um ponto que envolve conformidade legal, segurança jurídica e a construção de uma relação de confiança com os colaboradores.
Sendo assim, quando uma empresa não registra um funcionário, ela se expõe a uma série de penalidades que podem comprometer sua estabilidade financeira e reputação. E, claro, a companhia também pode sofrer com problemas legais, como multas, sanções fiscais e restrições administrativas.
Vale lembrar que o funcionário não registrado pode buscar, através de uma ação trabalhista, o pagamento dos seus direitos, mesmo que tenha sido demitido sem ser registrado. Ou seja: ele tem direito de receber pelo trabalho que realizou.
A ação trabalhista também pode fazer com que a Justiça do Trabalho reconheça o vínculo empregatício, mesmo que não haja contrato de trabalho escrito ou registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).
E claro, dentro disso, a empresa acaba sendo obrigada a pagar custos como FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), 13º salário e outros direitos amparados pela lei.
É crime não assinar a carteira de trabalho?
Deixar de assinar a carteira de trabalho é uma violação das leis trabalhistas, uma vez que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que todo empregado deve ser registrado desde o primeiro dia de serviço.
Quando a empresa descumpre essa regra, acaba por se sujeitar a multas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), e, como antes mencionado, pode se tornar alvo de ações trabalhistas, que podem requerer o reconhecimento do vínculo empregatício e o pagamento de todas as verbas trabalhistas devidas.
Como evitar riscos?
Para evitar ter problemas com as leis trabalhistas, é preciso, em primeiro lugar, entender e aplicar corretamente as normas que regem as relações de trabalho, tendo uma gestão trabalhista rigorosa e alinhada com a legislação vigente desde o momento da contratação até o desligamento do funcionário.
Também é crucial registrar todos os empregados, mantendo informações de data de admissão, função, salário, jornada de trabalho, férias, 13º salário, etc. Garanta que todos os contratos e documentos estejam devidamente formalizados para comprovar a regularidade das contratações em caso de fiscalização.
Além disso, é fundamental realizar os recolhimentos dos encargos sociais (INSS, FGTS) e demais obrigações trabalhistas em dia.
Para se organizar melhor, existe a possibilidade de a empresa implementar uma política de Compliance trabalhista — um conjunto de regras e condutas que uma empresa deve seguir para cumprir as leis trabalhistas.
Com isso, a companhia conseguirá monitorar e garantir o cumprimento das normas trabalhistas em todos os níveis da organização. Esse sistema também pode incluir a realização de auditorias internas e externas, a criação de canais de denúncia para funcionários, a revisão periódica de políticas e procedimentos, entre outras medidas.
Ao adotar medidas preventivas, a empresa demonstra seu compromisso com a legalidade e com seus trabalhadores, além de evitar prejuízos financeiros e jurídicos.
Como fazer o acerto de um funcionário não registrado?
No caso de já ter um funcionário não-registrado, existe a possibilidade de fazer um acerto trabalhista, que é o processo de quitação das verbas devidas a um funcionário no momento da rescisão do contrato de trabalho ou, como apontado dentro do tema deste guia, da regularização de um vínculo não formalizado.
Esse acerto inclui o pagamento de salários atrasados, férias proporcionais, 13º salário, aviso prévio (quando aplicável) e o depósito do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), além do recolhimento das contribuições previdenciárias.
Para regularizar um funcionário que não teve a carteira assinada, a empresa deve formalizar o vínculo empregatício — através de ação trabalhista na Justiça do Trabalho — e registrar o colaborador com a data correta de admissão.
Isso inclui o pagamento do FGTS e do INSS de todo o período trabalhado sem registro. Além disso, é fundamental acertar valores como férias, 13º salário e eventuais horas extras não pagas. Ou seja, a empresa terá de fazer o cálculo de tudo o que o trabalhador tem direito.
Em caso de dúvidas ou dificuldades, o empregador pode buscar por um advogado trabalhista empresarial para orientar o processo de acerto e garantir que todos os direitos do funcionário sejam respeitados.
E quando o colaborador é PJ? O que é Pejotização?
Se sua empresa optar por contratar colaboradores PJ (Pessoa Jurídica), saiba que esse tipo de contratação também precisa de cuidados, sendo uma alternativa válida.
Trabalhar com um profissional PJ requer atenção especial para garantir que a relação contratual esteja em conformidade com as normas legais do código civil, sendo uma relação entre empresas.
Para assegurar que a contratação de colaboradores PJ seja legítima, é indispensável adotar práticas cautelosas, como evitar exigir horários fixos, não oferecer benefícios diretamente à pessoa física e detalhar as condições no contrato.
Sendo assim, dentro da contratação de Pessoa Jurídica, é preciso ser transparente quanto aos serviços que serão prestados, detalhando as demandas que serão direcionadas ao contratado.
É fundamental lembrar que, existem na justiça do Trabalho muitas ações em que colaborador PJ busca o reconhecimento do vínculo trabalhista em razão dos erros cometidos pelas empresas na relação contratual.
Pejotização é a contratação de um colaborador como pessoa jurídica (PJ) em vez de como empregado com carteira assinada. É uma prática que visa burlar a lei trabalhista e reduzir encargos tributários.
Se a Justiça do Trabalho constatar a existência de fraude na contratação, o vínculo empregatício poderá ser reconhecido, e a empresa será responsabilizada por registrar o trabalhador na carteira de trabalho e regularizar todos os direitos trabalhistas devidos — assim como acontece quando há ausência de registro do empregado.
Vale lembrar que, para ambos os casos, a regularização das relações trabalhistas não é apenas uma obrigação legal, mas também uma estratégia inteligente para garantir a segurança financeira e a reputação da empresa.
Porém, a contratação de colaboradores PJS é uma medida validada, legal e reconhecida pelos nossos tribunais, desde que seja aplicada da forma correta, a relação contratual traz grandes benefícios para empresa e seus colaboradores PJS.
A transparência nas contratações e a adoção de boas práticas de gestão trabalhista empresarial são fundamentais para construir um bom ambiente de trabalho.
Empresas que cumprem as normas e valorizam seus colaboradores tendem a atrair e reter talentos, criando equipes mais engajadas e motivadas. Isso, por sua vez, se reflete diretamente na produtividade e no crescimento do negócio.
Estabelecer um conjunto de regras claras e manter um canal de comunicação aberto com os colaboradores são iniciativas que contribuem para a prevenção de irregularidades.
Caso a empresa tenha cometido erros no passado e possua empregados não registrados, a regularização deve ser tratada com seriedade e urgência. O acerto trabalhista é um caminho para corrigir pendências e evitar penalidades ainda maiores.
Contar com a assessoria de um advogado trabalhista empresarial pode ser fundamental para levar esse processo da maneira correta, garantindo que tanto a empresa quanto os empregados estejam protegidos e conforme a legislação.
Em um cenário cada vez mais competitivo, agir dentro da legalidade não é apenas uma questão de obrigação, mas um fator determinante para o sucesso a longo prazo.
Empresas que valorizam a segurança jurídica, investem no bem-estar de seus colaboradores e mantêm uma postura ética e transparente tendem a conquistar mais espaço no mercado e a crescer de maneira sustentável.
Portanto, priorizar o cumprimento das leis trabalhistas é um compromisso que beneficia a todos, desde a própria organização, até seus funcionários.
Ao adotar boas práticas de gestão de pessoas e garantir a formalização correta dos vínculos empregatícios, a organização reforça sua credibilidade, minimiza riscos e fortalece sua posição no mercado. Afinal, uma gestão responsável e alinhada à legalidade é o caminho mais seguro para um futuro empresarial de sucesso.
Quem somos
O escritório Pardini Advogados oferece serviços de Assessoria Jurídica para empresas com atendimento personalizado, funcionando como um suporte confiável para questões jurídicas. Somos especialistas em Direito do Trabalho Empresarial, Direito Civil Empresarial; Direito do Consumidor para empresas e LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Temos a missão de buscar e promover soluções jurídicas pautadas na ética, no respeito e confiança, nossa atuação se norteia, constantemente, pelos princípios do bem.
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